Lors de l’organisation d’un congrès, il est essentiel de considérer l’impact environnemental de chaque décision y compris celles liées à la communication.
Quelles sont les bonnes pratiques en matière de communication durable pour faire de votre congrès un événement éthique et respectueux de l’environnement ? Une partie de la réponse passe bien entendu par le digital mais pas seulement.
Voici 12 pratiques inspirantes pour mettre en place la communication éthique d’un congrès à Toulouse.
1.Dématérialisez invitations, badges, accréditation…
Optez pour des invitations numériques plutôt que des invitations papier.
Badges digitaux, invitations et laissez-passer à télécharger : la dématérialisation de l’ensemble des outils d’accès possède un double avantage. Elle facilite l‘organisation et la gestion des flux et permet de récolter une précieuse data sur les visiteurs (horaires de visite, durée, centres d’intérêts…)
2.Un site web, c’est bien, un site vert, c’est mieux
L’éco-conception peut être intégrée dès la création ou lors d’une refonte. Elle vise à fournir une expérience utilisateur optimale avec une empreinte minimale sur les ressources.
Un site éco-conçu se caractérise par sa simplicité. Réduction des fonctionnalités non essentielles, design épuré, temps de chargement optimisé. Il est également possible d’opter pour des hébergeurs verts qui alimentent leurs serveurs avec des énergies vertes ou renouvelables.
3. Des posts engagés et engageants sur les réseaux sociaux
Utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir le congrès de manière éco-participative.
Partagez des publications liées à votre engagement éthique, encouragez la communauté à s’y joindre et adoptez une approche éthique dans la gestion et la modération de vos profils sociaux. Développez les solutions d’entraide, de co-voiturage sur les plateformes sociales.
4. Supports recyclés et papier ensemencés
Privilégiez les papiers et cartons recyclés pour vos supports de communication (affiches, flyers, signalétique, invitations).
On trouve désormais des papiers ensemencés qui, une fois enfouis, se décomposent et libèrent des graines de fruits, plantes ou fleurs dans le sol. Pensez à imprimer vos documents avec des encres végétales.
5. Webinaires et Conférences Virtuelles
Rien ne remplace la rencontre physique mais intégrer une captation vidéo et permettre à des personnes éloignées ou dans l’incapacité de se déplacer de voir et de participer aux travaux est également une démarche intégrative. Découvrez à ce sujet notre article consacré à l’organisation d’un congrès éco-responsable.
6. Stand en matériaux recyclés
Privilégiez les stands élaborés à partir de matériaux recyclés ou biodégradables. On favorisera également les lampes basses consommation et les LED.
7. Défendez une démarche inclusive
Rendez vos travaux et salles accessibles aux personnes en situation de handicap. Pensez à la traduction en langue des signes, proposez une signalétique en braille, et validez l’accessibilité de l’ensemble des espaces aux fauteuils roulants. L’éthique c’est aussi l’inclusion.
8. Kits de bienvenue numériques
Remplacez les traditionnels kits de bienvenue physiques par des versions numériques. Fournissez aux participants des informations essentielles, des liens vers l’application mobile et des ressources en ligne via des documents électroniques.
Installez des bornes interactives fournissant toutes les informations aux visiteurs ainsi que des bornes de rechargement des téléphones en libre accès pour éviter le recours aux programmes imprimés.
9. Ateliers et sessions pratiques écologiques
Intégrez des ateliers pratiques sur la durabilité dans le cadre du congrès. Encouragez les participants à partager des idées et à s’engager dans des pratiques respectueuses de l’environnement, favorisant ainsi une communauté engagée.
10. Récompenses Durables
Si vous remettez des prix ou des certificats, optez pour des versions numériques plutôt que des trophées physiques ou faites le choix de valoriser le travail d’un artisan local par exemple.
S’il n’existe pas, créez un prix du développement durable ou de l’engagement éthique.
Vous pourrez ainsi mettre en avant les initiatives écologiques des participants et des exposants, contribuant ainsi à la promotion d’une culture de responsabilité environnementale.
11. Adoptez un service traiteur flexitarien
Pensez à enrichir votre offre de restauration avec des menus végétarien ou végan. Avec moins de viande consommée, vous contribuez également à la diminution de votre empreinte carbone. Et évidemment, on prévoit couverts recyclés ou réutilisables.
12. Ouvrez votre congrès aux heures du jour
Happy Hours ars days hours ! Minorez votre empreinte énergétique en calant autant que possible vos horaires d’ouverture aux heures du jour.
En adoptant ces initiatives, votre congrès est en cohérence voire à la pointe de votre engagement RSE. Une démarche valorisante auprès de tous vos publics, internes comme externes. Pour aller plus loin sur ces sujets, découvrez notre check-list événement durable. (Lien vers page petite fille 3)
