Les bonnes pratiques de communication responsable pour un congrès éthique – MEETT Toulouse

Lors de l’organisation d’un congrès, il est essentiel de considérer l’impact environnemental de chaque décision y compris celles liées à la communication. 

Quelles sont les bonnes pratiques en matière de communication durable pour faire de votre congrès un événement éthique et respectueux de l’environnement ? Une partie de la réponse passe bien entendu par le digital mais pas seulement.

Voici 12 pratiques inspirantes pour mettre en place la communication éthique d’un congrès à Toulouse. 

1.Dématérialisez invitations, badges, accréditation… 

Optez pour des invitations numériques plutôt que des invitations papier. 

Badges digitaux, invitations et laissez-passer à télécharger : la dématérialisation de l’ensemble des outils d’accès possède un double avantage. Elle facilite l‘organisation et la gestion des flux et permet de récolter une précieuse data sur les visiteurs (horaires de visite, durée, centres d’intérêts…)   

 

2.Un site web, c’est bien, un site vert, c’est mieux 

L’éco-conception peut être intégrée dès la création ou lors d’une refonte. Elle vise à fournir une expérience utilisateur optimale avec une empreinte minimale sur les ressources.

Un site éco-conçu se caractérise par sa simplicité. Réduction des fonctionnalités non essentielles, design épuré, temps de chargement optimisé. Il est également possible d’opter pour des hébergeurs verts qui alimentent leurs serveurs avec des énergies vertes ou renouvelables.

 

3. Des posts engagés et engageants sur les réseaux sociaux 

Utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir le congrès de manière éco-participative. 

Partagez des publications liées à votre engagement éthique, encouragez la communauté à s’y joindre et adoptez une approche éthique dans la gestion et la modération de vos profils sociaux. Développez les solutions d’entraide, de co-voiturage sur les plateformes sociales. 

 

4. Supports recyclés et papier ensemencés

Privilégiez les papiers et cartons recyclés pour vos supports de communication (affiches, flyers, signalétique, invitations). 

On trouve désormais des papiers ensemencés qui, une fois enfouis, se décomposent et libèrent des graines de fruits, plantes ou fleurs dans le sol. Pensez à imprimer vos documents avec des encres végétales.

 

5. Webinaires et Conférences Virtuelles 

Rien ne remplace la rencontre physique mais intégrer une captation vidéo et permettre à des personnes éloignées ou dans l’incapacité de se déplacer de voir et de participer aux travaux est également une démarche intégrative. Découvrez à ce sujet notre article consacré à l’organisation d’un congrès éco-responsable

6. Stand en matériaux recyclés

Privilégiez les stands élaborés à partir de matériaux recyclés ou biodégradables. On favorisera également les lampes basses consommation et les LED. 

 

7. Défendez une démarche inclusive

Rendez vos travaux et salles accessibles aux personnes en situation de handicap. Pensez à la traduction en langue des signes, proposez une signalétique en braille, et validez l’accessibilité de l’ensemble des espaces aux fauteuils roulants. L’éthique c’est aussi l’inclusion.

 

8. Kits de bienvenue numériques 

Remplacez les traditionnels kits de bienvenue physiques par des versions numériques. Fournissez aux participants des informations essentielles, des liens vers l’application mobile et des ressources en ligne via des documents électroniques. 

Installez des bornes interactives fournissant toutes les informations aux visiteurs ainsi que des bornes de rechargement des téléphones en libre accès pour éviter le recours aux programmes imprimés.

 

9. Ateliers et sessions pratiques écologiques

Intégrez des ateliers pratiques sur la durabilité dans le cadre du congrès. Encouragez les participants à partager des idées et à s’engager dans des pratiques respectueuses de l’environnement, favorisant ainsi une communauté engagée.

 

10. Récompenses Durables 

 Si vous remettez des prix ou des certificats, optez pour des versions numériques plutôt que des trophées physiques ou faites le choix de valoriser le travail d’un artisan local par exemple.

S’il n’existe pas, créez un prix du développement durable ou de l’engagement éthique. 

Vous pourrez ainsi mettre en avant les initiatives écologiques des participants et des exposants, contribuant ainsi à la promotion d’une culture de responsabilité environnementale.

 

11. Adoptez un service traiteur flexitarien

Pensez à enrichir votre offre de restauration avec des menus végétarien ou végan. Avec moins de viande consommée, vous contribuez également à la diminution de votre empreinte carbone. Et évidemment, on prévoit couverts recyclés ou réutilisables.

 

12.  Ouvrez votre congrès aux heures du jour

Happy Hours ars days hours ! Minorez votre empreinte énergétique en calant autant que possible vos horaires d’ouverture aux heures du jour. 

En adoptant ces initiatives, votre congrès est en cohérence voire à la pointe de votre engagement RSE. Une démarche valorisante auprès de tous vos publics, internes comme externes. Pour aller plus loin sur ces sujets, découvrez notre check-list événement durable. (Lien vers page petite fille 3)

Partager cet article

Contacter Toulouse Events

Dites-nous tout.

La mission première de Toulouse events avec le MEETT est d’organiser et accueillir des événements générateurs de valeurs, de dynamiques économiques et commerciales et d’opportunités de développement.

Contacter Toulouse Events

Dites-nous tout.

La mission première de Toulouse events avec le MEETT est d’organiser et accueillir des événements générateurs de valeurs, de dynamiques économiques et commerciales et d’opportunités de développement.

La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) est définie par la commission européenne comme l’intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec les parties prenantes.
Si la RSE est la mise en pratique des actions durable appliquée pour les entreprises, le sigle ESG désigne les critères Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance à prendre en compte pour évaluer une politique RSE.

Le premier objectif du Groupe GL events consiste à réduire son empreinte carbone avec pour cible la réduction de 25% de la consommation d’énergie. Des mesures ont été prises pour y parvenir, notamment avec un plan de sobriété énergétique ambitieux, en favorisant les énergies renouvelables, en encourageant les transports et la mobilité décarbonés et en mesurant son empreinte carbone.
GL events a également construit une trajectoire de réduction des émissions.

Le deuxième objectif est de limiter l’utilisation de produits à usage unique et maximiser son économie circulaire. Le Groupe a mis en place une politique d’éco-conception afin de maximiser par rotation des actifs la réduction des déchets, et GL events travaille continuellement à améliorer le tri et la valorisation des déchets.

Le troisième objectif consiste à développer la diversité et les territoires à travers les partenariats et les actions GLO-CAL. GL events est engagé dans des actions de solidarité et de philanthropie. Le Groupe encourage les achats responsables et soutient l’ESS (Économie Sociale et Solidaire). GL events croit également que la diversité est une force et la promeut à travers ses valeurs éthiques et entrepreneuriales.

Les principaux résultats de cette stratégie démontrent :

  •  
  • Une baisse de 22% des émissions en 2022 en comparaison avec
    les données publiées en 2019 sur les 3 scopes.
  • 52% de l’électricité Groupe (France et International) est qualifiée de renouvelable, dont 100% des sites Venues en France sont fournis en électricité renouvelable.
  • Une augmentation de 12 points du taux de tri. Le Groupe est
    passé de 32% en 2019 à 44% en 2022.
La vision RSE du Groupe est incarnée opérationnellement par la division GreenTech+. Celle-ci propose 9 salons dédiés à l’accélération de la transition écologique par des salons produits et des salons filières. Ce nouvel ensemble du Groupe GL events s’engage à accompagner les acteurs de la filière dans leur développement, à rechercher les solutions de demain et à diriger de plus en plus nos concitoyens vers l’éco-responsabilité.