L’efficacité d’un congrès ne se mesure pas seulement à la qualité des intervenants, mais également à l’expérience globale vécue par les participants.
C’est pourquoi un bilan de congrès approfondi est essentiel pour garantir le succès continu de vos événements.
Retours des participants, enquête de satisfaction, bilan financier, suivi des commentaires, engagement RSE… Les indicateurs sont nombreux.
Une analyse fine est indispensable et doit se placer dans une perspective d’amélioration continue afin d’optimiser la rentabilité du prochain événement et proposer une expérience encore plus positive.
Retours des Participants
Le bilan est une étape qui doit être anticipée lors de la préparation du congrès. C’est l’outil qui doit fonder la réflexion de l’édition à venir.
Trop de débriefings terminent dans les méandres des mémoires de nos ordinateurs et sont oubliés à peine rédigés ! Alors qu’un bilan sérieusement effectué est une rampe de lancement très efficace pour une prochaine manifestation.
Première étape de bilan de congrès, le recueil des retours des participants.
Evaluez l’expérience globale de vos participants
La solution la plus souvent exploitée est un questionnaire administré en face à face avec un échantillon prédéterminé de congressistes.
Il se compose de questions fermées pour l’essentiel ou d’échelles de notation, éventuellement complété par une ou deux questions ouvertes sur les idées et pistes d’améliorations imaginées par l’interlocuteur. Il ne dure pas plus de 10 minutes.
L’ensemble des items liés à l’organisation doit être questionné : accueil, propreté, services, hébergement, restauration, sécurité, transports, intérêt des conférences et visites techniques, qualité des intervenants, aménagements de la soirée de gala et des temps de réseautage…
Ce premier bilan quantitatif permet de mettre en lumière rapidement les points forts et les axes d’amélioration de l’événement
Avez-vous tenu les engagements RSE de votre congrès ?
Vous avez intégré une réflexion RSE dès l’amorce de votre congrès en pensant à de nombreux aménagements ou initiatives écoresponsables. Exploitation de produits recyclés, prestataires locaux, démarches d’insertion professionnelle…
Une fois le congrès terminé, validez à travers une grille d’analyse l’écart entre vos objectifs RSE et leur concrétisation et indiquez les pistes de progression. Avez-vous atteint, dépassé ou manqué certains buts ? Lesquels ? Pourquoi ? Quel axe n’aviez-vous pas exploré qu’il serait utile d’intégrer pour la prochaine édition de votre congrès ?
Vous pouvez également calculer votre empreinte carbone grâce à des outils spécifiquement développés et disponibles sur le web, notamment sur le site de l’ADEME.
Quels sont les commentaires de vos congressistes ?
Auditez votre e-réputation en analysant les commentaires postés sur les différentes plateformes sociales.
Identifiez les thèmes récurrents, qu’ils soient positifs ou négatifs. Cette analyse qualitative vous fournira des informations précieuses sur les aspects spécifiques qui ont marqué les participants et sur ceux qui nécessitent une attention particulière lors de la planification future.
N’hésitez pas à entretenir les discussions, éventuellement en mode privé avec des participants particulièrement actifs sur la communauté pour obtenir des informations plus affinées.
L’heure du bilan financier et du calcul de ROI
Coûts directs, indirects, coûts cachés… L’analyse financière et le contrôle de gestion de votre événement permettent de cartographier les dépenses et de valider leur bon emploi.
Établir un bilan financier détaillé
Analysez les coûts engagés et les revenus générés pendant l’événement pour évaluer sa rentabilité globale.
Identifiez les postes de dépenses significatives et explorez les opportunités d’optimisation des investissements.
En termes de communication, vous pouvez également calculer le ROAS (Return On Ads Spent) de vos campagnes ou leur ROI et identifier les actions qui ont été les plus efficaces pour recruter des participants.
En développant une approche proactive de votre analyse financière, vous identifiez des moyens de réaliser des économies à l’avenir sans compromettre la qualité de l’événement.
Rédiger un rapport d’événement pour documenter les enseignements.
Le rapport d’événement n’est pas un simple compte-rendu. Il s’agit d’un document détaillé où chaque événement du congrès est minutieusement consigné.
Enregistrez avec précision les succès notables, les défis majeurs rencontrés et les solutions déployées avec précision.
Ce rapport devient une référence, riche en insights pour les futurs événements. Les enseignements tirés guideront non seulement la répétition de ce congrès, mais également toute la planification stratégique à venir.
Amélioration Continue
Remercier les participants et les transformer en partenaires.
Enfin, ne sous-estimez pas l’importance de remercier vos participants pour leur contribution précieuse.
Montrez-leur que leurs retours sont pris au sérieux et utilisés pour améliorer continuellement la qualité de vos congrès.
En prime, proposez-leur de s’impliquer davantage en participant à des sondages ou en fournissant des idées pour les prochains événements.
En conclusion, un bilan de congrès et un débriefing approfondi sont les clés du succès continu de vos événements.
En combinant une évaluation qualitative et financière, une planification stratégique basée sur les retours des participants, et un engagement envers l’amélioration continue, vous renforcez votre position d’expert dans la création de congrès professionnels de qualité.
Vous planifiez un congrès et avez besoin d’aide ? Contactez-nous. Nos équipes sont composées de professionnels de l’événement, capables de vous accompagner dans la mise sur pied de votre projet de manifestation.
