Organiser son événement d’entreprise, les étapes clefs

Un événement d’entreprise peut être organisé pour vos employés, clients, partenaires ou pour vos fournisseurs. Par exemple, ils peuvent prendre la forme de séminaire, team building, journée d’étude, congrès ou encore de conférence. Il permet de renforcer les liens entre collaborateurs, d’aligner les équipes sur des objectifs communs ou de valoriser l’image de l’entreprise. Ce type de manifestation va nécessiter une planification rigoureuse. Voici 5 étapes clés à prendre en compte pour organiser son événement d’entreprise.

Etape 1 : définir des objectifs clairs

Avant tout, déterminez ce que vous souhaitez accomplir avec votre événement et interrogez-vous sur les points essentiels. : POURQUOI ? (renforcer l’image de mon entreprise, former mes équipes, lancer un nouveau produit, etc.) ; POUR QUI ? (clients, partenaires, employés) ; QUAND ? (en fin d’année pour les vœux, le bilan d’activité, en été juste avant la période estivale, etc.) ; COMMENT ? (conférence, atelier, séminaire, etc.). Ces réponses vous permettront de partir sur de bonnes bases et guideront tous vos choix à venir.

Etape 2 : choisir la bonne date

Ce choix est essentiel. Tout d’abord, la date doit être choisie en fonction des disponibilités de vos invités et de l’agenda de votre entreprise afin de maximiser le taux de participation. Pensez à vérifier les vacances scolaires, les pics d’activité propres à votre secteur et les événements majeurs (sportifs, politiques, culturels) qui pourraient éventuellement saturer l’offre hôtelière. Par exemple, organiser un événement d’entreprise à Paris pendant les Jeux Olympiques n’aurait pas été judicieux. En termes de saisonnalité et pour rythmer l’année à des moments clefs de la vie de l’entreprise, les séminaires se tiennent souvent à la rentrée (septembre/octobre) pour se retrouver après la période estivale, les conventions en fin d’année civile et les événements de type team building plutôt au printemps, quand les beaux jours permettent des activités en extérieures.

Etape 3 : trouver un lieu adapté au format et au public

Quant au lieu, il se doit d’être facile d’accès. Les invités doivent pouvoir se rendre sans contrainte sur le lieu événementiel. Par exemple, si votre société se situe en périphérie urbaine, il sera préférable d’envisager un lieu proche d’une gare ou accessible en transports en commun, comme un centre de congrès ou un hôtel. Si vous êtes en milieu rural, vous pourriez opter pour un domaine, un château et prévoir un système de covoiturage ou un bus. Le plus important est de se mettre à la place de vos collaborateurs afin de leur prévoir une expérience qui soit la plus agréable possible pour eux.

D’autre part, le lieu doit être adapté à la nature de l’événement et à la capacité d’accueil requise. Par exemple, un séminaire nécessite des salles équipées de matériel informatique alors que pour un cocktail ou une soirée de gala, il faudra plutôt miser sur un lieu grandiose ou avec du cachet. Si vous prévoyez une conférence ou une réunion professionnelle suivie d’un moment de convivialité, assurez-vous que les infrastructures soient modulables et en capacité d’accueillir tous types de traiteurs (espaces dédiés pour les cuisines, le stockage, le respect de la chaine du froid, etc.).

Pour en savoir plus sur ce que nous vous proposons, découvrez notre article : « Les caractéristiques d’un lieu adéquat, pourquoi le MEETT pour votre événement d’entreprise ? ».

Etape 4 :  préparer la logistique

Quel que soit le type d’événement, une bonne logistique est essentielle pour garantir son bon déroulement. Un point à ne surtout pas négliger est la restauration. En effet, le choix du traiteur est une décision stratégique qui va dépendre de l’ambiance que vous voulez créer : cuisine locale ou internationale, service à l’assiette ou cocktail debout… Rien n’est à laisser au hasard afin de marquer durablement et positivement les esprits de vos collaborateurs.

Il est important de prendre en compte les tendances de consommation actuelles à savoir tout ce qui est local, bio, sans allergènes, des options végétariennes, vegan… Pour favoriser les échanges, vous pourrez opter pour un cocktail debout, pour une ambiance plus décontractée, un food truck ou un buffet (froid ou chaud) et au contraire, un service à l’assiette pour une ambiance plus sophistiquée.

Notre restaurant « Le Central » by Maison Pergo, situé au cœur du site, est privatisable pour vos cocktails, déjeuners ou soirées. Situé au cœur du MEETT, il dispose d’une terrasse couverte aménagée pour votre événement dès 50 personnes.

Nous mettons également à votre disposition une offre de restauration complète, centrée sur le partage, la convivialité et la qualité, en collaboration avec des traiteurs, artisans et chefs locaux qui privilégient les circuits courts et les produits de saison. Nous proposons plusieurs prestations telles que des pauses, cocktails, plateaux repas, lunch box, déjeuners, dîners, buffets et repas de Gala. Toutes ces offres peuvent, bien sûr, être adaptées à votre cahier des charges et à votre budget.

Pour ce qui est de la logistique, nous vous accompagnons à chaque étape, de l’installation du matériel à l’organisation des espaces, en passant par la coordination des équipes sur place.

Etape 5 : créer une ambiance immersive et collaborative

Au-delà des aspects techniques et logistiques, l’atmosphère générale de votre événement est un élément à ne pas négliger. Elle va influencer l’implication des participants, leur ressenti et la manière dont ils se souviendront de l’événement. De nos jours, les collaborateurs attendent des événements marquants et fédérateurs qui vont leur permettre de créer des souvenirs tous ensemble.

Pour se faire, il est essentiel d’instaurer une ambiance chaleureuse qui favorisera les échanges. Par exemple, vous pouvez prévoir des activités ludiques, culturelles ou sportives telles que des quiz, escape games, ateliers créatifs, cours de cuisine ou encore des défis sportifs. Le but est de créer une cohésion et une dynamique de groupe forte. Pour aller plus loin dans l’expérience, misez sur l’immersion et le marketing sensoriel en stimulant les sens de vos invités à travers des musiques, sons, odeurs, éclairages… qui feront en sorte que votre événement soit marquant. Vous pouvez aussi intégrer des outils digitaux comme l’enregistrement des réunions ou la possibilité de participer à distance si des collaborateurs n’ont pas pu se déplacer.

Pour aller plus loin, découvrez notre article : « Faire de son événement d’entreprise une réelle expérience pour ses salariés ».

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