En événementiel plus que dans n’importe quel autre métier, le jour J et l’heure de la grande ouverture du congrès revêtent une importance particulière.
En effet, la première impression des participants est déterminante pour instaurer un climat favorable aux échanges. Il s’agit donc d’une étape à soigner particulièrement.
Découvrez nos conseils pour réussir la phase d’accueil de vos participants.
Congrès : gestion et accueil des participants : la première impression compte
La gestion des inscriptions, une expérience fluide
Une solution digitale pour gérer les inscriptions est indispensable. Elle permet à la fois un tracking du volume et de la qualité des inscrits et facilite les démarches pour les participants.
Il existe de nombreuses plateformes pour gérer les inscriptions aux événements professionnels. Choisissez une formule simple, fluide afin de faciliter l’accès à tous.
Conscientes de l’importance de mettre en œuvre une expérience fluide pour ses publics dès leurs arrivée, les équipes du MEETT de Toulouse proposent des solutions de pilotage et de gestion des inscriptions.
Ainsi toute l’administration de l’accueil est maîtrisée et sécurisée : billetterie en ligne, mise à jour du programme, classification des contacts, suivi des inscriptions en temps réel, envoi d’invitations, de rappels, de confirmations de présence par e-mail, ainsi qu’un système intégré fiable de vidéoconférence et d’ateliers…
L’accueil d’un congrès, une stratégie complète pour une expérience visiteur positive
L’accueil physique des participants nécessite le plus grand soin. Cela commence bien avant l’arrivée des congressistes sur site.
A l’extérieur du Centre de Congrès, prévoyez une signalétique directionnelle simple, claire et bilingue si nécessaire. En accord avec la mairie et la préfecture, balisez les axes principaux depuis le centre-ville, la gare, l’aéroport.
Communiquez avec les médias locaux pour vous faire connaître et prévenir d’éventuelles surcharges de trafic liées à votre événement.
Sur site, multipliez les informations pour parfaitement flécher les différents espaces et les déroulés quotidiens via des bornes digitales, des QR-codes ou des panneaux.
Positionnez des points d’informations aux endroits stratégiques et exploitez les réseaux sociaux pour alerter en temps réel sur le programme ou les modifications de dernière minute.
Confiez l’accueil à des équipes professionnelles, souriantes, affables et polyglottes si votre événement a une portée internationale. Prenez le temps de briefer dans le détail ces équipes pour leur permettre de réaliser leur mission avec efficacité.
Marquez les esprits en offrant un kit congressiste assorti d’un cadeau de bienvenue.
Dernier détail : Prévoyez une malle de secours avec cartouche d’imprimantes, douchettes scanner, piles, rames de papier, cordons et badges vierges, stylos… On ne sait jamais ! Une panne de courant, une saturation de réseau, un problème technique… l’art de l’événementiel est de penser l’imprévisible !
Communication, logistique, débriefing, la face cachée du Jour
La communication en amont de l’événement
Côté communication, structurez vos informations pratiques et communiquez sous forme de compte à rebours. J- 30, J-20, J-10, J-5, J-3, J-2, J-1…
N’hésitez pas à rappeler plusieurs fois les éléments liés aux liaisons et transports, envoyez plans et programmes personnalisés régulièrement, glissez le lien vers votre FAQ pour anticiper les questions principales.
Coordination logistique : gestions des flux, respect du timing, suivi des programmes, gestion des transports, des salles et espaces, de la restauration.
C’est le côté le moins glamour de l’événementiel, et pourtant, pas de congrès, pas de séminaire, ni salon professionnel sans logistique.
Côté transports, réservez des navettes privées avec chauffeur pour les VIP. Vous pouvez également contacter des concessionnaires locaux et négocier des véhicules de courtoisie de luxe en échange de visibilité sur votre événement.
Pour garantir la fluidité des échanges, veillez à la ponctualité des prises de parole et informez les speakers du temps dont ils disposent. Il est également possible de missionner un hôte/hôtesse comme “maître du temps” qui indiquera le temps restant.
Avant chaque session de travail, validez la configuration de la salle, nombre de places et format : amphithéâtre, en U, en classe, format cocktail pour des speed meetings etc…
En France, la restauration est un point sensible de nos événements professionnels. Offrez différentes formules, du repas gastronomique servi avec les codes des grands restaurants, à la pause sandwich rapide.
Quel que soit le niveau de restauration, proposez des boissons et plats de qualité, un service soigné, une quantité suffisante… Prévoyez des endroits pour s’installer confortablement et disposez des espaces pour se connecter facilement en Wi-Fi ou recharger son portable.
Veillez à la propreté des lieux, c’est basique, mais ne pas pouvoir déjeuner dans un espace propre donnera immédiatement une mauvaise image de votre organisation.
La traditionnelle soirée de gala est toujours un temps fort des congrès. Donnez-lui une thématique forte et du rythme pour séduire un public déjà fatigué de sa journée. Si une remise de prix est prévue, indiquez aux remettants et aux primés le temps de parole alloué.
Suivi post-événement, mesurer la qualité de l’accueil
Retours des participants
Dans les questionnaires de satisfaction, outre la qualité du programme, veillez à questionner la qualité de l’accueil sous ses différents aspects : signalétique, réception et information, propreté, qualité du personnel, organisation générale. Laissez un champ ouvert pour les pistes d’amélioration.
Analyser ces données pour un futur congrès encore plus réussi
Faites l’état des lieux en fusionnant les retours des congressistes, des exposants, des speakers et des équipes sur le terrain afin d’avoir une vision globale de l’événement.
Pour chaque problème rencontré, détaillez les raisons à l’origine du dysfonctionnement et les mesures correctives à mettre en place, s’il y en a.
Garder le lien avec les participants
Dressez le bilan général de votre manifestation et partagez-le avec les participants afin de garder le lien entre deux éditions de votre manifestation.
Régulièrement, nourrissez la relation en leur adressant le bilan de votre événement, en organisant un after, en diffusant des études, en proposant des invitations premium pour des événements, des webinaires, des informations exclusives…
Le temps est long entre 2 congrès, raviver le souvenir de façon proactive renforce votre positionnement d’expert et vous permet de préparer la prochaine édition en tenant compte des intérêts de vos cibles.
