Un congrès est un événement complexe à organiser, financièrement impactant et d’une portée stratégique majeure puisqu’il est le reflet de la santé et du dynamisme d’un secteur.
Pour aller au-delà du traditionnel programme de conférences prolongé de son espace d’exposition, l’organisateur doit désormais proposer aux congressistes de vivre une véritable expérience.
Le congrès se transforme alors en temps fort incontournable et mémorable.
Le Congrès, un outil marketing puissant
Comme tout levier de communication, congrès, salons et événements professionnels répondent aux exigences d’une stratégie étudiée selon une série d’objectifs, de contraintes et d’ambitions.
Le congrès, un outil marketing porteur de sens
Quel est l’objectif du congrès, quelles sont les cibles, quel est le budget disponible par participant, quels sont les points forts des congrès ou salons concurrents ?
Le congrès est un emblème.
Il porte les valeurs d’un secteur, véhicule du sens et promeut les engagements de toute une communauté professionnelle. A ce titre, les congrès écoresponsables ont désormais la faveur de nombreux participants. Ils permettent de prendre position sur ces sujets cruciaux par des actes visibles.
En affinant le positionnement du congrès, il est alors possible de développer des idées innovantes pour marquer les congressistes en les plongeant dans une expérience immersive unique.
L’expérience, un axe de différenciation pour les congrès
Rien ne ressemble plus à un congrès qu’un autre congrès.
Des prises de parole en plénière, des tables rondes, un espace d’exposition, un cocktail et une soirée de gala. C’est le schéma type depuis des décennies.
Or, avec la facilité des conférences à distance, le congressiste ne se déplace plus que pour une bonne raison. Pour vivre une expérience hors du commun, pour découvrir ce qu’il n’a jamais vu ailleurs. Bref, il faut que le déplacement vaille le coup… et le coût !
Dans ce cadre, marketer son congrès pour en faire un objet de communication inédit, le transformer en “place to be”, c’est s’ouvrir un axe de différenciation puissant et prendre une longueur d’avance sur les événements concurrents.
Il ne s’agit pas de transformer le congrès en accumulation de gadgets mais en un véritable vecteur d’image et porteur de sens et de plus-value pour le secteur.
Organisez un congrès rythmé entre sessions de travail et pauses créatives
Le programme d’un congrès constitue son cœur. Misez sur l’expérience en concevant un programme varié qui engage les participants à tous les niveaux. Sessions interactives, ateliers pratiques et réseautage informel doivent alterner pour relancer l’intérêt des congressistes.
Optez pour un lieu inspirant, souple et modulable
Le choix du lieu du congrès va au-delà d’un simple espace physique. Optez pour un lieu qui inspire la créativité et qui correspond à l’essence même du congrès.
Des espaces modulables, une architecture innovante et une ambiance générale harmonieuse contribuent à créer un environnement propice à l’apprentissage et à l’interaction.
Jouez sur les espaces intérieurs et extérieurs, facilitez le repérage des congressistes (rien de pire que de chercher une salle de convention !).
Donnez à voir, à tester, à sentir, à goûter à chaque instant. L’expérience passe par nos sens, un événement réussi est celui qui aura flatté la sensibilité des participants. 85 % de nos actes sont d’abord dictés par nos émotions.
Pour un participant, un congrès réussi, est celui qui aura provoqué une émotion qu’il gardera en mémoire ! Découvrez notre article sur l’organisation d’un congrès de 2 jours à Toulouse.
Congrès : mêlez la créativité, la convivialité et la technologie au cœur du congrès
Intégrez des technologies interactives pour dynamiser l’expérience des participants.
Applications mobiles personnalisées, outils de vote en direct, plateformes de réseautage virtuel mais aussi scénographie inédite, réalité augmentée ou virtuelle, hologrammes, ballets de drones, IA… Sky is the limit comme disent les Anglais !
Remettre l’humain et la rencontre au centre du Congrès
Tous les événements qui entrent dans le spectre du MICE, ont en commun la mise en relation entre humains reliés par des intérêts partagés.
Hors session, le temps précieux du réseautage
Pour que l’expérience client soit jugée intéressante, utile et donc mémorable, il est indispensable que les temps d’échanges soient préservés et aménagés comme des
temps forts d’un événement professionnel.
En cela, le programme de visites qui complète les sessions de travail est un ingrédient majeur de cette expérience unique tant recherchée.
En dehors de visites techniques, les temps de détente sont aussi ceux du réseautage le plus efficace.
Les espaces de pauses et de repas doivent être particulièrement soignés. Ce sont des parenthèses de convivialité où se nouent de nombreux contacts.
Team building et programme de sorties
Étonner ses invités, renforcer la cohésion d’équipe, développer les liens avec clients et partenaires, sont autant d’objectifs que le congrès permet d’atteindre, essentiellement en dehors des sessions de travail.
A Toulouse, de nombreuses activités permettent de créer cette ambiance propice aux échanges qui font aussi partie de l’expérience du congrès.
En voici une sélection évidemment non exhaustive :
Visite du Capitole
Explorez l’histoire riche et l’architecture majestueuse du Capitole de Toulouse lors d’une visite captivante. Plongez-vous dans le cœur historique de la ville au sein de ce symbole emblématique.
Voyage dans le Temps au Musée Aeroscopia
Embarquez pour un voyage fascinant à travers l’histoire de l’aviation au Musée Aeroscopia. Des avions emblématiques aux histoires captivantes, cette expérience immersive offre un aperçu unique du monde de l’aéronautique.
Mini-croisière sur la Garonne
Détendez-vous le long des pittoresques berges de la Garonne lors d’une mini-croisière. Profitez d’une vue panoramique sur Toulouse tout en naviguant paisiblement sur ce fleuve emblématique.
Visite d’Airbus
Explorez les coulisses d’Airbus, l’un des leaders mondiaux de l’aéronautique. Cette visite offre un aperçu exclusif des installations et des innovations qui ont façonné l’industrie aérospatiale.
Atelier de Fabrication de Papier à la Papeterie de Brousses et Villaret
Plongez dans le monde artisanal du papier lors d’un atelier à la Papeterie de Brousses et Villaret. Découvrez les techniques traditionnelles de fabrication du papier dans ce cadre charmant.
Dîner Croisière sur le Canal du Midi
Savourer un délicieux dîner tout en naviguant sur le Canal du Midi. Cette croisière nocturne offre une expérience gastronomique unique au fil de l’eau.
Visite du Musée de l’Affiche de Toulouse
Découvrez l’art visuel et graphique au Musée de l’Affiche de Toulouse. Une collection unique mettant en lumière l’évolution de l’affiche publicitaire au fil des décennies.
Visite de la Cité de l’espace
Plongez dans l’univers fascinant de l’astronomie et de l’exploration spatiale à la Cité de l’espace. Des expositions interactives et des simulateurs offrent une expérience immersive pour les amateurs d’espace.
Murder Party / Chasse au Trésor dans le Vieux Toulouse
Participez à une aventure intrigante à travers les ruelles du Vieux Toulouse lors d’une Murder Party. Une chasse au trésor immersive qui mêle mystère et découverte historique.
Visite du Musée de l’Art Bizarre à Mauvezin
Explorez l’étrange et le merveilleux au Musée de l’Art Bizarre à Mauvezin. Une collection éclectique d’œuvres uniques qui éveillent la curiosité et stimulent l’imagination.
Pour aller plus loin dans la création d’un événement riche d’expérience, contactez les équipes du MEETT.
